En mi libro, Scaling Up, cubro cuatro tipos diferentes de reuniones que cada organización debe tener regularmente para abordar los desafíos de comunicación y tomar decisiones importantes para escalar la organización.
Los cuatro tipos diferentes de reuniones son:
1. La junta diaria: una reunión de 5 a 15 minutos para discutir temas tácticos y proporcionar actualizaciones.
2. La junta semanal: una discusión de 60 a 90 minutos para revisar el progreso de las prioridades trimestrales y abordar uno o dos temas principales.
3. La junta mensual de dirección: una reunión de medio día o de día completo, en la que todos los gerentes de nivel superior, intermedio y de primera línea se reúnen para aprender y colaborar en forma conjunta sobre uno o dos problemas importantes.
4. Las reuniones trimestrales y anuales de planificación: una reunión externa de 1 a 3 días donde los líderes establecen el siguiente tema trimestral y/o anual.
Antes de profundizar en la junta diaria, entendamos la importancia de establecer estas juntas como la rutina más importante que debe seguir tu equipo.
Tres poderosas ventajas de tener reuniones regulares
Este el por qué configurar estos 4 tipos diferentes de reuniones es crucial para escalar tu empresa de una manera saludable:
1. Te ahorran tiempo: cuando se establece un ritmo de comunicación, la información se mueve a través de la organización con precisión y rapidez. Esto ayuda a que toda la empresa trabaje de manera productiva y aborde los problemas de manera más oportuna.
2. Reducen la molestia: a menudo lleva más tiempo organizar reuniones que hacerlas. Agendar reuniones regulares con un marcador en el calendario de todos, reduce las molestias.
3. Te facilitan el logro de tus objetivos: las reuniones regulares permiten que se desarrollen discusiones importantes en torno a nuevas oportunidades, inquietudes estratégicas y cuellos de botella, a medida que surgen, para garantizar que tu organización se mantenga en el camino para alcanzar sus objetivos.
Cada uno de los cuatro tipos de reuniones mencionadas tiene su propio propósito y estilo. La más importante de todas estas reuniones no son las "grandes"; las poderosas son las reuniones cortas y poderosas.
El poder de la Junta Diaria
La junta diaria son una necesidad absoluta al escalar la empresa. Líderes altamente exitosos incluyendo John D. Rockefeller y Steve Jobs la implementaron para escalar continuamente su negocio y llevarlo de éxito a éxito. Y también es un hábito importante en mi lista de "10 hábitos de Rockefeller".
La junta diaria realiza un seguimiento del progreso y resalta los puntos de bloqueo que están deteniendo tu ejecución. Esto te ayudará a evitar accidentes menores y a aprovechar rápidamente oportunidades imprevistas. La junta diaria puede ahorrarle a todos, aproximadamente, una hora de actualizaciones innecesarias, de correos electrónicos e interrupciones. Finalmente, los problemas que surgen de las reuniones diarias extraen los temas principales de la reunión semanal.
Hoy, decenas de miles de compañías en todo el mundo han descubierto la libertad y el poder que se derivan de la implementación de este simple ritmo. Un ejemplo es el Ritz-Carlton, que reúne a unas 80 personas en su sede para una junta diaria de 10 minutos para recibir actualizaciones de Boston a Bali. Mientras tanto, los 35,000 empleados de Ritz-Carlton participan en algún tipo de reunión diaria en sus hoteles locales.
Cómo puedes ejecutar magistralmente la junta diaria
Sigue esta guía de 6 partes para ejecutar magistralmente la junta diaria en tu organización y cosechar las recompensas.
Parte 1: Tiempo
Elije el momento que mejor se adapte al ritmo de tu negocio. Asegúrate de que siempre comiences la reunión a tiempo, ya sea que todos estén presentes o no.
Parte 2: Configuración
Reúnete donde quieras, pero levántate o siéntate en taburetes. Ayudará a que la reunión sea breve. Reunirse en la oficina del líder lo hace más conveniente para él o ella.
Parte 3: Quién asiste
La regla general es tener más personas en menos reuniones, en lugar de menos personas en más reuniones. Eso es cierto incluso si solo de 10 a 15 participantes hacen la mayor parte del intercambio.
Parte 4: Frecuencia
En general, los empleados de primera línea estarán en una reunión diaria y, cualquier miembro de la gerencia estará en dos: uno con sus informes directos y otro con sus compañeros y su líder.
Parte 5: Quién dirige la reunión
Elije a alguien que sea estructurado y mantenga las reuniones a tiempo. La persona que dirige la reunión también tiene el importante trabajo de decir: "Apáguenlo, por favor", cuando la gente se ponga en una tangente que no requiera la atención de todos.
Parte 6: La Agenda
La agenda cubre tres temas y no debes gastar más de cinco minutos por cada uno:
1. ¿Qué sucede?
2. ¿Cuáles son las métricas diarias?
3. ¿En qué estas atascado?
En los primeros cinco minutos, cada asistente debe dedicar unos segundos (hasta 30) a compartir muy específicamente lo que sucederá en las próximas 24 horas. Estos SOLO deben relacionarse con actividades clave, reuniones, decisiones, etc.
Los siguientes cinco minutos se deben dedicar a verbalizar las métricas diarias que tu empresa supervisa. Busca patrones y tendencias que puedan darte un salto sobre la competencia y en tus propios desafíos.
Los últimos cinco minutos son el tema más importante de la agenda. Aquí, los miembros de tu equipo plantean obstáculos e inquietudes que podrían evitar que tengan un gran éxito las próximas 24 horas. Los hechos brutales deben compartirse, y el líder debe ver los patrones de los "puntos de estancamiento" para comprender qué problemas subyacentes deben abordarse.
Consejos y cosas que debes evitar en las reuniones diarias
Aquí hay algunos consejos para sacar el máximo provecho de las reuniones diarias, así como las cosas que debes evitar.
Consejos productivos
1. Si algunas personas se conectan regularmente, pon a todos en una llamada de conferencia. No hay nada peor que tener pocas personas alrededor de un altavoz todos los días.
2. Puedes utilizar la junta diaria para seguir proyectos entre empresas, proveedores y clientes a tiempo y dentro del presupuesto.
3. Los miembros del equipo deben compartir algo en lo que estén atascados, incluso si no creen que haya alguien en el equipo que pueda ayudarlos a resolverlo. Al verbalizar el problema es probable que provoque acciones inesperadas de apoyo.
4. Cada vez que alguien pase dos días sin informar un obstáculo, puedes apostar a que hay un problema mayor que acecha. Entonces, desafía al miembro del equipo que informa que !todo está bien!.
5. Establece el inicio de la junta diaria en una hora extraña, como 8:08 o 16:16. Es más probable que las personas lleguen a tiempo que si programas la reunión en un cuarto de hora o media hora.
6. Igualmente es importante terminar a tiempo. Usa un temporizador durante las primeras semanas y finaliza la reunión a tiempo, incluso si la agenda no está completa. Los miembros del equipo aprenderán a llegar al punto y pasar al siguiente elemento.
7. Planifica 1 minuto por persona, lo que significa que un equipo de ocho personas debe esperar una reunión diaria de ocho minutos.
Cosas a evitar:
1. No abordes muchas cosas en la junta diaria, o se extenderá más allá del límite de 15 minutos y la gente comenzará a resentir la reunión.
2. No tengas una reunión diaria para cada proyecto interno si muchos de los equipos de proyecto comparten muchos de los mismos miembros. Esto podría significar que cada miembro del equipo podría terminar en tres o cinco grupos diarios; lo que no es viable. La solución es organizar un grupo diario que involucre a todos los miembros del equipo asociados con los proyectos. Solo los líderes del proyecto proporcionan actualizaciones, y luego los miembros del equipo pasan el resto de los 15 minutos de auto organización en grupos para discutir temas de interés.
3. Evita verificar si alguien hizo algo el día anterior. Los miembros del equipo comenzarán a sentir que están siendo micro gestionados. En general, mirar hacia adelante es una mejor gestión. Evita usar la videoconferencia, pues agrega un nivel más de complejidad tecnológica. Las excepciones son operaciones basadas en arreglos que se comunican todos los días.
Con la junta diaria puesta en marcha y en sincronía con las reuniones semanales, mensuales y anuales, habrás creado un ritmo de reunión que, en esencia, es el latido de tu organización. Los que pulsan más rápido, crecen más rápido.
Aquí un ejemplo de la junta diaria del equipo de Growth Institute:
