Entrevista a un experto en contabilidad: ¿cómo tener finanzas sólidas y ahorrar dinero en tu negocio?

¿Conoces la historia de Dell? Fundada en 1983 y considerada hoy como la empresa privada de tecnología más grande del mundo. Su fundador Michael Dell era un excelente emprendedor y diseñador de tecnología (que empezó la empresa mientras estudiaba la universidad), pero no era un experto en finanzas.

Mientras que la compañía aumentaba el número de ventas, también registraba enormes pérdidas de dinero por no tener un correcto control de los ingresos. Por lo que Dell decidió traer a un experto en esta área: Tom Meredith, quien en poco tiempo logró acortar el Ciclo de Conversión de Efectivo e instaurar un riguroso control de los ingresos. Así fue como Dell logró salir de la bolsa y convertirse en lo que es hoy.

Para escalar tu empresa, tú también necesitas un sólido departamento de finanzas. Entonces, ¿qué consejos puede darte un experto para lograrlo y con ello aumentes tus fuentes de efectivo? Patricio Alcérreca, jefe del departamento de finanzas de Growth Institute, es un contador público con un Máster en Dirección Estratégica en la Universidad Francisco de Vitoria Madrid, España; experto en estados financieros, flujos de efectivo, presupuestos, así como análisis y reestructura de información contable.  Y estos son sus consejos.

Consejo #1: Consigue a una personas ordenada, responsable y honesta que maneje tu departamento de finanzas

Si tienes a alguien ordenado, responsable y honesto, ya estás del otro lado. Lamentablemente es algo que no puedes ver en su totalidad desde el primer día; debes arriesgarte, pero tampoco se trata que esa persona, una vez dentro de tu organización, opere con total autonomía.

Debes tener controles:

1. Para que no termines haciendo su trabajo.

2. Para que tengas la certeza que está haciendo correctamente su trabajo.

Y no se trata sólo de que te robe dinero, sino que la información que tienes en contabilidad sea la correcta: siempre revisa los estados financieros y el flujo de efectivo, esto para que no tengas una sola duda. Poco a poco irás confiando en la información que ves.

Consejo #2: tu departamento de finanzas debe tener un sistema contable y ser muy transparente

Esto es básico, pero un buen departamento de finanzas comienza con un sistema que permita administrar correctamente toda la información. Esto a su vez dará orden e información flexible que puedas acomodar a los cambios que surjan en tu empresa; si la información la puedes mover a tus necesidades, no te complicarás cuando en algún momento debas separarla o detallarla. Y créeme, en un momento lo necesitarás hacer.

Ve de lo particular a lo general. Es mejor tener todo desglosado y a partir de ahí sumarlo por secciones: eso te permitirá tener el dato específico y recurrir a él en cuanto lo necesites; no tendrás que hacer movimientos molestos e innecesarios. 

Al ser lo más transparente posible, construirás una confianza en la que tu equipo podrá guiarse, sabiendo con cuánto efectivo cuentan y en qué se está gastando. Ten tableros, gráficos y juntas semanales que muestren los ingresos y gastos de ese periodo. 

¿Qué sistema contable puedes utilizar? Para los pequeños negocios que todavía no definen o han construido su departamento de finanzas, lo mejor es Quickbooks, un programa muy utilizado que sólo se podía ocupan en Estados Unidos pero ya tiene una versión en México. 

 Consejo #3: Necesitas contar con la información correcta

¿Cómo puedes saber todo sobre tu efectivo si la información que tienes no es certera? La información correcta y que sea presentable te dará mayor rentabilidad. 

Necesitas saber exactamente cuáles son tus gastos, para así hacer un análisis exhaustivo y tomar decisiones más apegada a lo que necesitas. Esa precisión te permitirá saber si un producto, o una sucursal, te están dando rentabilidad y, de no ser así, decidir si lo mejor es cancelarlo.

Consejo #4: Ten un presupuesto

Un presupuesto te permitirá saber cuáles son los límites del efectivo con el que cuentas con base en tu operación y verificar que los ingresos alcancen. De no contar con uno, podrías gastar más de lo que cuentas. 

No importa que pagues ciertos intereses o si de plano necesitas un socio, el presupuesto inicial te permitirá responder a preguntas que irán surgiendo: "¿cómo va a estar tu flujo, un crédito, un socio? ¿Cómo manejar a tus clientes operativo? ¿A quién necesitas en tu equipo?". El presupuesto inicial te ayudará a responder muchísimas preguntas.

Consejo #5: recurre al outsourcing de tu payroll

Ten una estrategia de payroll completamente legal. Esto lo puedes lograr a través del outsourcing (externalizar servicios y tareas que, de otro modo, resultarían más caras para la empresa), a través de una empresa que administre el payroll por ti para que te quites de ese problema.  

Piensa que la nómina representa más del 40% de los gastos de una empresa, por lo que gestionarla quita tiempo y recursos; el outsorcing es una buena opción, que si bien te cobrará una comisión pero hará todo. Te quitará la molestia de tener que hacer declaraciones anuales, informativas, de seguro social, etc. 

Recurre a empresas que tengan todo en regla, paguen sus impuestos y puedan gestionar bien a tu nómina. Sería una ironía que la empresa que quieres ayudarte a reducir tus impuestos tenga un problema de impuestos. 

Consejo #6: Deduce todo lo deducible

Una empresa que paga impuestos de más es menos rentable, por lo que debes saber exactamente qué puedes deducir y que aplique a tu régimen y estructura fiscal. Aunque depende del régimen, básicamente todo lo relacionado con tu negocio y sea parte de su operación se puede deducir, siempre que tengas todos los requisitos en la ley y los requisitos del código fiscal. 

Hay gastos que puedes registrar para disminuir la base gravable y que se reflejarán en tu estado financiero; hay otros que son parte de dividendos que disminuyen la parte gravable.

Consejo #7: no olvides pagar tus impuestos y a tiempo

Hay impuestos que son inevitables como el IVA (impuesto sobre el valor añadido) y el IEPS (impuesto especial sobre producción y servicio), pero hay impuestos como el ISR, con los que, a través de estrategias fiscales, podrás reducir su costo. 

Una persona moral paga un ISR de 30 por ciento sobre las utilidades y paga otro ISR de 10 por ciento sobre dividendos, que son las utilidades que entregan las empresas a los socios y accionistas. Pero hay regímenes que no tienen la causación de impuestos cuando el accionista retira dinero de la empresa para su bolsillo, y es a través de la tributación como personas físicas.

Conoce bien tu régimen fiscal y paga a tiempo todos los impuestos, sabes que el problema es mayor cuando no lo haces.  

Consejo #8: la deuda siempre es buena bien canalizada

Claramente una deuda no es sana en el punto en el que ya no puedas pagar lo que debes; que tu activo sea menor que tu capital. Lo que se le conoce como una quiebra técnica. 

Siempre busca reducir tu deuda y considérala en tu información y operación para que generes los recursos para liquidarla. La deuda siempre es buena bien canalizada, si los ocupas en gastos corrientes tendrás un problema porque además de tus gastos corrientes, tendrás deuda. 

Consejo #9: No dejes que tu departamento de finanzas dependa de una persona

Una empresa no puede depender de una persona. Si no depende de una persona, sabrás que se hizo un buen trabajo. Si el encargado de tu departamento de finanzas logra tener suficiente orden, transparencia y un sólido sistema contable, aunque esa persona se vaya, tú conservarás un sólido departamento que funcione por sí mismo. 

¿Cómo saber si tienes un buen departamento de finanzas? Lo puedes ver desde fuera. Hay proyecciones, transparencia, tu equipo está cómodo y todos confían en los números que ven. Es tan importante que cuides de tu efectivo comenzando con la administración de este.