La rutina importa
Una de las lecciones más importantes que aprendí de Verne Harnish es: la rutina te libera. Para mí, mi rutina matutina es un hábito diario que ha sido fundamental para mi éxito como líder empresarial y, en consecuencia, me liberó de las cadenas de lucha, preocupación, deuda y drama.
Como dijo una vez Benjamin Franklin: acostarse temprano y levantarse temprano hace que un hombre sea sano, rico y sabio. Robin Sharma es otro líder exitoso que aboga por la rutina matutina a través de su iniciativa llamada, "The 5AM Club”.
Mi rutina matutina consiste en despertar a las 5 de la mañana y suelo pasar de 45 minutos a una hora caminando a paso ligero o corriendo en una caminadora, mientras veo un curso simultáneamente. Esto alimenta mi mente mientras trabajo en mi estado físico. Luego, me sirvo una taza de café, seguido de meditar durante 5 a 10 minutos. Me encanta usar la aplicación Headspace para ayudarme a meditar. En ocasiones, si hay algo urgente como un correo electrónico o una propuesta que un cliente necesita, me aseguro de hacerlo por la mañana, de esa manera elimino mis tareas más importantes. Cuando mi hijo se despierta a las 7 de la mañana, estoy listo para compartir tiempo y energía con los demás porque he pasado 2 horas enfocado en mí.
Las 4 decisiones que debemos tomar para escalar tu negocio
DECISIÓN 1: EQUIPO
¿Tienes a las personas correctas haciendo las cosas correctas y, lo más importante, ejecutándolas correctamente? Si tienes estos elementos entonces verás los resultados de un equipo espectacular, de no ser así verás mucho drama.
En el mundo de los negocios solemos decir de forma irónica que nuestro sueño como empresarios es tener una empresa donde sólo nos encontremos nosotros y no tengamos que lidiar con empleados y clientes. Y es que en las empresas lo que más genera drama son las personas.
¿Cómo saber si tienes un buen equipo?
1. Los problemas se solucionan rápido.
2. ¡Te puedes ir de vacaciones! Si surge un problema, tu equipo se puede encargar de solucionarlo y no tienen por qué llamarte cada 5 minutos para pedir tu ayuda y tú no tienes la preocupación de que tu empresa se venga abajo.
Tener un gran equipo comienza desde la contratación y es una constante en donde les ayudas a ser mejores a cada momento.
DECISIÓN 2: ESTRATEGIA
¿Puedes decir tu estrategia de manera simple? Si le preguntas a 10 empleados "cúal es la visión y el plan de acción de la compañía, ¿te lo podría decir? ¿O recibirías 10 respuestas distintas?
Si no pueden, o su respuesta no está alineada, puedo garantizarte que el crecimiento y la capacidad de escalar de tu organización son limitados. Incluso si TÚ tienes una estrategia o visión clara de dónde quieres que esté tu compañía en el corto y largo plazo, sin un plan estratégico que unifique a todos, esa visión será solo un sueño.
Para escalar y lograr la visión de tu empresa, necesitas comunicar fácilmente un plan estratégico a todos tus empleados, para que todos puedan mantenerse enfocados y alineados. Esto puede ser fácil durante los primeros días de tener solo unos pocos empleados, pero se vuelve mucho más difícil a medida que tu empresa crece.
Es por eso que debes diseñar tu Plan Estratégico de Una Página (OPSP, por sus siglas en inglés), una herramienta simple pero poderosa que te ayudará a diseñar una estrategia que domine la industria mientras mantienes a todos en tu empresa en la misma página.
El verdadero poder del OPSP es que hace que sea fácil para todos en la empresa saber a dónde se dirigen y qué deben hacer para llegar allí, sin verse atorados por un plan de negocios demasiado complejo, posiblemente lleno de ideas poco claras e incluso contradictorias.
Una buena estrategia se refleja en tus ingresos, tus ventas y el crecimiento de tus ingresos. Si tus ingresos crecen sanamente, ¡felicidades, tienes una buena estrategia! Si tus ingresos no están creciendo sanamente, tienes un problema de estrategia. Para nosotros, el crecimiento de las ventas tiene que ser al menos 2 veces el crecimiento de la industria.
Por ejemplo, la educación en línea antes de la crisis por el COVID-19 crecía de forma anual un 16% por ciento, por lo tanto nosotros teníamos un objetivo de crecimiento de 32% por ciento mínimo, y hemos crecido al más del 32% en los últimos años. Ahora, con el COVID-19, la educación en línea tuvo un crecimiento del 16% al 26% por ciento, por lo tanto nos obliga a crecer al menos al 52%. Así vamos midiendo qué tan bien está nuestra estrategia.
DECISIÓN 3: EJECUCIÓN
'¿Tienes un modelo replicable que funcione como la maquinaria de un reloj? Es decir, un modelo que estés tú o no, tu empresa funcione.
La ejecución se refleja en tus ganancias, en tu margen y el tiempo: ¿trabajas 15 horas diarias y aún así no logras terminar? Tienes un problema de ejecución. Yo te puedo decir: en Growth Institute, nuestro mayor problema es la ejecución. Estamos creciendo muy bien con un gran equipo, pero estamos creciendo tanto que estamos trabajando mucho y genera problema de ejecución.
Para lograr una ejecución impecable debes enfocarte en 3 prioridades clave:
1. Fijar prioridades: puede ser complicado tenerlas cuando hay caos en el exterior, pero establecer prioridades te ayudará a tener enfoque sobre los problemas más urgentes, o cuellos de botella, que te impiden avanzar. Identificar la mayor restricción que se interpone con tus objetivos y solucionarlo sistemáticamente te permitirá avanzar más rápido en lugar de tratar de resolverlo todo.
“Lo principal es mantener lo principal como lo principal”, una frase que ningún líder de negocio debe olvidar para no perder enfoque, pues si no inviertes tu tiempo en resolver tu restricción más inmediata estarás perdiendo tiempo, dinero y energía en otras cosas. Es mejor contar con esfuerzos pequeños bien focalizados para obtener beneficios significativos.
Una vez que hayas identificado la restricción más importante comunícala con tu equipo, así podrás alinearlos y darles claridad sobre sus prioridades y los resultados que deben lograr. Necesitarás delegar pues, aunque sientas la urgencia por arremangar tu camisa para resolverlo, es mejor dejar lo correspondiente a cada área de tu equipo; si no confías en ellos para solucionarlo, es porque no tienes al equipo adecuado.
2. Establecer un ritmo de juntas: me he sorprendido por la falta de comunicación dentro de las empresas, los líderes creen que por tener reuniones regulares con los líderes de área lograrán tener visibilidad de toda la empresa, pero eso no es suficiente. Mi recomendación es tener reuniones breves a diario con todos los miembros de tu empresa.
Las reuniones diarias permiten que se generen discusiones importantes en torno a oportunidades, inquietudes estratégicas y cuellos de botella a medida que surgen, para garantizar que tu organización se mantenga en el camino para alcanzar sus objetivos. En mi caso tengo 2 reuniones diarias de 10 minutos con todo mi equipo: la primera al comienzo del día a las 8:07 A.M. (escogimos esta hora inusual porque hace que la gente esté más pendiente del comienzo de la reunión) y la otra al final del día a las 4:47 P.M. Este ritmo de juntas nos permiten comunicar los avances y obstáculos generados durante el día, y mantenernos alineados. La comunicación corta, precisa, frecuente soluciona problemas y ahorra pérdidas de tiempo al responder cientos de correos.
La comunicación se ha vuelto crucial para mantener el ánimo y productividad de mi equipo, pues al principio de toda reunión compartimos las buenas noticias personales o del trabajo para establecer un vínculo (aunque sea de forma remota). Tal vez tengas muchas personas en tu equipo por lo que resulta complicado realizar reuniones con todos al mismo tiempo, pero puedes grabar videos donde expliques la situación de la empresa de forma transparente, así le darás seguridad de tus decisiones.
3. Contar con métricas en tableros de control: lo que no se mide no se puede mejorar. Al igual que el tablero de un automóvil proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento y el estado del motor, el tablero de control de una empresa brinda información sobre el desempeño de la empresa. Tener esta información, visible para todos en la organización permitirá saber los avances de cada área y con ello tomar mejores decisiones estratégicas para ajustar el rumbo de lo que funciona como lo que no.
Sorprendentemente un gran número de líderes de negocios todavía se basan en sus conjeturas intuitivas para tomar decisiones, lo que es igual a conducir a ciegas. Como personas tenemos sesgos y prejuicios que sin data, propician a tomar malas decisiones. Tener los datos correctos de manera oportuna con métricas y avances te permite ver los puntos ciegos, te permite predecir, reconstruir rápidamente y solucionar problemas específicos. Seguir este proceso y repetirlo a todo momento te asegurará una repetibilidad impecable para construir un sistema de ejecución funcional y así navegar ágilmente.
DECISIÓN 4: EFECTIVO
Lo más importante para entender el Efectivo es que este es un síntoma de un malestar. Cuando tienes fiebre, esa no es una enfermedad sino un síntoma de que tu cuerpo está enfermo. Cuando asistes con un médico, éste te hace preguntas para identificar cuál es esa enfermedad. Así sucede con el efectivo: es un síntoma de que tu empresa tiene problemas. Si tu empresa tiene un equipo incorrecto, te genera un problema de efectivo; si tu equipo tiene un problema de estrategia, eso te genera un problema de efectivo; si tienes un problema de ejecución, repercute en tu efectivo.
El efectivo es un síntoma de que tu empresa está enferma de las otras 3 Decisiones. ¿Qué te está diciendo tu problema de efectivo?
“El crecimiento consume efectivo”, esta es la primera ley de la gravedad empresarial. En este caso expondré el caso de 3 empresas Think Fun, PPR Travel, Wild Birds Unlimited que lograron mejorar dramáticamente sus posiciones de efectivo al tiempo que expandían sus negocios. Te pido que reúnas a tu equipo ejecutivo de 30 a 60 minutos y ten una lluvia de ideas con 5 maneras en que puedes reducir inmediatamente tu ciclo de efectivo y duplicar tu posición operativa de efectivo en los próximos 12 meses.
¿Cómo puedes saber si estás generando suficiente efectivo para crecer? Pon atención a estas áreas de oportunidad:
- Haz que tu efectivo disponible sea reportado DIARIAMENTE con una breve explicación de por qué cambió las últimas 24 horas. Haz un cuadro de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, semanalmente. Aprenderás mucho más sobre tu negocio cuando veas cómo fluye el dinero de forma diaria.
- Eficienta tu ciclo y subciclos de efectivo: el tiempo que tarda cada dólar o peso gastado en volver a ti. Mejora y eficienta cada uno, analízalos a profundidad y habla con tu equipo para eliminar errores, te impresionarás de lo que saben por estar en la primera línea de batalla. Con ciclos más cortos y eficientes en ventas, producción, entrega y cobro, tu efectivo volverá más rápido a ti.
- Si quieres que te paguen antes, ¡pregunta! Las pequeñas empresas están descubriendo que las grandes empresas (¡y los gobiernos!) pagarán considerablemente más rápido o incluso pagarán antes si tan sólo preguntas. ¡Pregunta!, ¡pregunta y pregunta un poco más!
- Devuelve algo de valor a los clientes que pagan por adelantado o a tiempo.
- Obtén tus facturas de manera más rápida: contrata a una persona más en contabilidad para que sólo se asegure que las facturas sean oportunas y se sigan.
- Comprende por qué tus clientes se están tardando en pagar: muchas veces hay errores recurrentes en la factura o la factura no está estructurada para facilitar la conciliación.
- Comprende los ciclos de pago de tus clientes y sincroniza tus facturas.
- Acorta los tiempos del ciclo de entrega de productos y servicios. Todos tienen algún "trabajo en progreso". Mientras más rápido completes proyectos, más rápido pagarán.
- Ten un producto o servicio tan valioso que motive a tus clientes a pagar antes.