12 pasos clave para tener y retener al mejor equipo en 2022

Tu mejor que nadie, sabes lo importante que son las personas que conforman a tu equipo dentro de tu empresa.

Cómo podemos ver en compañías exitosas, estas no serían lo mismo sin su equipo: las personas que están detrás y que ejecutan los sistemas y procesos para que así los líderes puedan definir el plan estratégico a seguir.

El problema con el que nos topamos actualmente y que proviene de lo que se ha llamado la ‘Gran Renuncia’ o la ‘Gran Dimisión’: el número masivo de trabajadores estadounidenses que han dicho adiós a sus trabajos, voluntariamente, desde que se inició la recuperación post pandémica -es que muchas empresas pequeñas y/o medianas carecen de las estrategias y procesos para atraer a las personas, por lo que contratan a la primera opción que tengan en su puerta. Es por esto que sólo el 20% por ciento de las compañías tiene equipos eficientes... y no toda su plantilla, cerca del 80%.

¿A qué se debe que las empresas tengan estos números? Nuestras investigaciones nos han demostrado que se debe principalmente a 3 variables:

1. La urgencia por llenar la vacante
2. Confiar en los candidatos y dejarse llevar por entrevistas superficiales
3. No medir el desempeño de las contrataciones para definir si fueron o no buenas elecciones

Reclutar puede ser laborioso pues significa definir los sistemas de atracción, selección, y capacitación  de las personas que acompañarán a los líderes en su gran objetivo. ¿Cómo puedes lograrlo? Durante 90 minutos Daniel Marcos -CEO de Growth Institute, y Marité Rio Nevado -CEO ADEPSA y experta en contratación y retención, abordaron cada una de las 12 claves que definen la metodología de contratación #1 utilizada en General Electric y que utilizan miles de compañías pequeñas y medianas en Latinoamérica.

¿Qué necesitas para que conformar un equipo que sea exitoso?

Existen dos aspectos que Marité señala como fundamentales a la hora de tener un equipo exitoso, y estos son:

1. Tener éxito en la atracción: cómo es que nuestra empresa es percibida dentro del mercado de candidatos disponibles y cómo es que nos aseguramos de atraer a los mejores candidatos dentro de nuestra empresa.

2. Tener éxito en la retención: crear una cultura alrededor de las acciones que como empresa o cómo líder realizas para después de tener éxito en la atracción, los jugadores A o jugadores clave quieran -a través del tiempo, seguir perteneciendo a tu organización.

¿Cómo definimos el éxito en la atracción?

Lo primero en lo que debemos enfocar nuestros esfuerzos para crear un equipo lleno de jugadores de nivel A -colaboradores talentosos, es basarnos en metodologías de negocio minuciosas; que estén específicamente diseñadas a brindarnos las soluciones que necesitamos.

En este caso hablaremos de Topgrading, la metodología creada por Brad Smart, doctor en psicología industrial y consultor de renombre internacional para empresas en crecimiento. La metodología de Topgrading lleva de la mano a los líderes a través de un proceso minucioso de selección, pero que garantiza el éxito del proceso.

Pero ¿por qué implementar una metodología tan especifica? La primera razón (y la que más duele a los líderes empresariales) es que el error promedio de contratación dentro de las empresas es en promedio equivalente a 15 veces el salario base del candidato al puesto, lo cuál es un costo no visible pero que se refleja al mediano plazo. De igual manera, dentro de una organización comúnmente se tiene solo del 25% al 40% de jugadores catalogados como jugadores de Alto Desempeño, mientras que después de implementar Topgrading esos porcentajes aumentan entre el 75% al 90%.

Por estas razones es muy importante contar con el pensamiento que menciona Scaling Up "contrata lento y despide rápido", puesto que lo que puede producir un jugador de bajo desempeño ya contratado dentro de la organización es afectar a la parte de cultura, mientras que el realizar un proceso muy rápido de contratación producirá un costo alto. Se debe tener un equilibrio entre contratar bien y contratar rápido.

¿Cómo establecemos a los mejores jugadores?

Para definir a los que serán los jugadores A, B y C dentro de la organización debemos tener establecidas las características y atributos que permitan a los jugadores tener las habilidades que posteriormente les permitirán dar los resultados esperados. Dentro de la metodología de Topgrading existe una clasificación de colaboradores A, B y C, la cuál podemos traducir a:

Pensando en está clasificación, hay dos variables que son claves dentro de la organización: los valores centrales y la productividad. Los valores centrales son aquellos

Los valores centrales son aquellos principios éticos que rigen la actividad de las empresas, estos valores condicionan el trato de los colaboradores entre ellos y con los clientes. Más enfocados a un nivel interno, estos valores ayudan a evitar conflictos y sientan las bases para la toma de decisiones; también facilitan la integración de los nuevos colaboradores dentro de la organización, así como también constituyen un factor diferencial para atraer a los futuros candidatos. ¿Cómo puedes definir esos valores centrales? Una evaluación de desempeño o evaluación 360º son la respuesta.

Por el otro lado, la productividad de tus colaboradores la mides con los objetivos del puesto que desempeñen -KPI’s, los cuales están definidos con base a la estrategia a corto, mediano y largo plazo que la empresa esté implementando para llegar a su meta.

Al hacer una medición cruzada de la productividad y de la puesta en práctica de los valores de la empresa, es como defines que tipo de jugadores son con los que cuentas actualmente dentro de tu organización (jugadores tipo A, B y C).

12 pasos para tener un equipo de jugadores A

Antes de comenzar con los 12 pasos y así comenzar con la implementación de la metodología de Topgrading, es la misma metodología la que nos exige responder una sencilla pero complicada pregunta:

¿Dónde estamos?

Una vez definida está pregunta central, podemos pasar al proceso de atracción y contratación de los futuros colaboradores, siguiendo un proceso circular que engloba estos 12 pasos:

Paso #1 – Porcentaje de Bateo de Contratación

Este cálculo mide la relación de jugadores A que existen dentro de la organización en cuestión vs el número de jugadores (colaboradores) contratados en total. Este porcentaje brinda una visión mucho más clara acerca de cuál es el costo e impacto que dentro de la empresa u organización, puede llegar a tener una mala contratación.

También brinda una visión más amplia referente a las modificaciones que se deben realizar dentro del proceso de atracción y selección.

Paso #2 – Define como se verá tu Jugador A

Parecería que este paso tiene que ver con definir la vacante o el puesto que se requiere llenar en cuestión pero no es así. Definir como se verá tu jugador A es el parteaguas que te permitirá conocer las habilidades, actitudes y aptitudes que deseas encontrar dentro de los posibles candidatos.

Una herramienta dentro de este paso es la creación del JOB SCORECARD, una hoja que servirá como tu mapa para captar todas las actividades, competencias y valores que se requieren para el futuro candidato. Los aspectos más importantes que se definen dentro de la creación de un Job Scorecard son:

- ¿Qué deseo que el candidato logre?
- ¿Cuáles son los resultados esperados?
- ¿Cuáles son las competencias clave?
- ¿Cuánto le puedo pagar?
- Valores

Paso #3 – Utiliza el Poder de tu Network

Este paso podría parecer insignificante pero una vez que es implementado, los resultados en cuanto a la calidad de los candidatos que se acercan a las organizaciones cambia drásticamente y ¿por qué? Muy sencillo, porque los jugadores A que existan dentro de la empresa atraen a más jugadores tipo A.

Paso #4 – Filtrar por su Historial Laboral

Filtrar a un candidato por su historial laboral parece sonar una de las tareas más sencillas dentro del proceso de contratación, pero su trasfondo debe ir más allá de revisar las compañías en las que el candidato se ha desarrollado.

Al momento de crear un snapshot -o una pequeña toma fotográfica del historial de un candidato estos son algunos de los elementos que la metodología de Topgrading nos sugiere poner más atención:

• Tiempo promedio del candidato en cada puesto que ha desempeñado
• Razón de despido / renuncia
• Calificación Jefe
• Salario

Al tener estos elementos identificados y definidos, será más fácil empatar compatibilidades entre los currículums que recibimos y las características que hayas definido dentro de tu Job Scorecard.

Paso #5 al #9 – Filtros y Series de Entrevistas

Dentro de los pasos #5 al #9 es donde se genera el filtro Topgrading. Al realizarse una serie de múltiples entrevistas cada una con un propósito diferente, pero que al final convergen en un mismo resultado: encontrar (si existen) los patrones que posiblemente hagan que ese candidato no se alinee a los valores que están definidos dentro de la organización.

Las diferentes entrevistas que se realizan durante este pasos son las siguientes:

- Entrevistas de sondeo
- Entrevista de competencias (parte técnica y parte aptidudinal)
- Entrevista de Topgrading
- Análisis comparativo

Un punto importante a considerar, es que estás entrevistas no son realizadas por la misma persona ¿por qué? Porque entre más personas se involucren dentro del proceso de evaluar al candidato que esta solicitando el puesto clave, existen mayores posibilidades de tener un mejor  resultado cuantitativo y cualitativo de la persona, y posteriormente este nos ayudará a realizar el análisis comparativo.

2 preguntas claves que se realizan siempre:

1. En el momento de una oferta de trabajo ¿estaría dispuesto en organizar una llamada con sus Jefes anteriores?

2. ¿Qué me diría su Jefe de usted?

Estás preguntas son críticas, pues un jugador A se mostrará entusiasmado mientras que un jugador C pondrá excusas para no contactar al su antiguo empleador.

Paso #10 – Llamadas de Referencia

Realizar llamadas de referencia de los candidatos una vez que todo el proceso de reclutamiento se ha recorrido conforme Topgrading recomienda serán la clave para que los líderes puedan confirmar los valores y competencias del candidato(a) en cuestión.

Paso #11 – Coaching

Es importante mencionar que el proceso de contratación no termina una vez que el candidato se encuentra dentro de la empresa; si no que este proceso se transforma en un proceso de coaching. Como líder es una responsabilidad ejercer el correcto proceso de onboarding y a partir de ahí, ser un guía para que nuestro jugador A pueda seguir desarrollándose hacia las áreas clave que este desea.

Algunos beneficios que se pueden observar al corto y medio plazo de un coaching que ha sido implementado de una manera correcta son:

- El aumento del índice de retención
- La mejora de la relación productividad – tiempo
- El correcto desarrollo personal y laboral de los jugadores A

Dentro del coaching, una pregunta recurrente de los líderes empresariales es:

¿Cómo motivar?

Para lograr esta acción lo más importante -y cómo dice Jim Collins "lo mejor es no desmotivar", para lograrlo es importante se comience con escuchar a los colaboradores, y por la tanto, hablar de último. La retención de colaboradores depende en un 80% de la persona de liderazgo que se tenga dentro del equipo; por lo tanto, si se dedica mucho tiempo en un proceso de selección de un jugador A para que su líder sea un jugador C, primero se debe contar con un liderazgo A.

Paso #12 – Mide el Éxito de la Contratación

El último paso es medir el éxito que se ha tenido al aplicar este método de atracción y contratación. Para medir el éxito que hemos tenido con este proceso es importante basarnos en el impacto en costos, tiempo y calidad de nuestros candidatos y colaboradores.

Pon los pasos en marcha

Estos pasos siguen un orden específico para brindar a los líderes un camino ordenado para los procesos de atracción y retención de los colaboradores. Pero de igual manera, es importante recordar que por más que se tenga una gran estrategia lista para ser implementada, si no se genera dentro de la organización la cultura adecuada o las personas adecuadas, no se alcanzarán los objetivos ni resultados deseados.