El Ritmo de Juntas

En el mundo de los negocios, las juntas son la parte más aburrida del día. Lo vemos como un mal necesario. Algo que no nos gusta pero debemos hacerlo si queremos avanzar.

 Llevo años evitando la “juntitis”, esa manía de muchos por querer hacer una reunión para todo. O por lo menos así lo veía yo. He tenido incluso “juntas para planear una junta”. Hazme el favor.

Todo cambió cuando me topé con como John D. Rockefeller concibe las juntas. Al principio estaba escéptico: una de sus propuestas (la más importante) es tener una reunión diaria.

¿Todos los días? Si es justamente lo que trato de evitar. Vernos una vez al mes debería ser suficiente.

Después entendí que no debía fijarme en la frecuencia, sino en la premeditación de la junta. Es decir, que siempre sepan cuando y de qué se tratará la junta, incluso con un año de antelación. Una reunión premeditada, bien planeada, efectiva y con un propósito claro y definido puede hacer maravillas para tu productividad.

Déjame platicarte las juntas que Rockefeller recomienda debes tener, y que después se recopiló en la metodología de Scaling Up:

1. Reunión Diaria.
• Duración: 5 a 15 minutos
• Propósito: discutir cuestiones tácticas y dar actualizaciones.
• Estructura (5 por punto):
1. ¿Qué noticias hay (para las siguientes 24 horas)?
2. ¿Qué se va a medir hoy? (todas las compañías realizan mediciones diarias).
3. ¿Dónde estamos estancados? (dónde hay bloqueos o limitaciones que requieren ayuda).
• Participantes: toda la empresa (o una por área)
• Beneficios:
1. Evitar incidentes menores y aprovechar rápidamente las oportunidades imprevistas.
2. Ahorrar al equipo cerca de una hora de actualizaciones e interrupciones inútiles por correo electrónico
2. Reunión Semanal
• Duración: 60 o 90 minutos
• Propósito: Revisar progreso de reuniones trimestrales
• Estructura: Revisión de software de tableros, enfocarse en puntos rojos y amarillos
• Participantes: Nivel gerencial
• Beneficios:
1. Aprovechar el capital intelectual del equipo para afrontar uno o dos temas principales
2. Hablar de la información sobre el mercado proporcionada durante la semana por los clientes, empleados y competidores
3. Los patrones que se repiten determinan el tema o los dos temas principales a tratar en la reunión mensual
3. Reunión Mensual de Gerentes
• Duración: medio día o día completo
• Propósito: conocer y manejar en forma colaborativa uno o dos asuntos importantes que requieran de varias horas de esfuerzo
• Estructura:
1. Buenas noticias
2. Capacitación para el equipo
3. Presentaciones de los gerentes de 15 minutos con preguntas y respuestas
4. Conversaciones colectivas sobre uno o dos grandes temas
5. Sesión de cierre (ronda de conclusiones de una sola frase por persona)
• Participantes: gerentes de alto nivel, de nivel medio y de primera línea
• Beneficios:
1. Transmitir el ADN (conocimientos, valores y enfoque) a los gerentes de nivel medio
2. Centrarse en asuntos importantes u oportunidades que no se alcanzan a tocar en las reuniones semanales
4. Reuniones de planeación trimestrales y anuales
• Duración: de 1 a 3 días, fuera de la oficina
• Propósito: Actualizar las herramientas de crecimiento y establecer el siguiente tema trimestral y/o anual
• Estructura:
1. Sesión de introducción
2. Sesión estratégica con todo el equipo
3. Varias sesiones estratégicas al mismo tiempo por equipo (trabajo en grupo)
4. Conclusión explicando los objetivos de la empresa por departamento
• Beneficios:
1. Actualización en cuanto a los planes de la empresa
2. Establecer la dirección estratégica y prioridades del año / trimestre, asì como a corto plazo para que “sean más fáciles de digerir

Sé lo que estás pensando: mis empleados me odiarán por proponer estas reuniones, en especial la junta diaria. No te preocupes, lo hemos vivido, e incluso sabemos los dos argumentos en contra que tu gente te dará:

1. No tenemos tiempo.
2. De todos modos nos vemos todo el día.

Y estos son las contra-argumentos que tu puedes dar:

1. Hablemos de lo de no tener tiempo. Si tus reuniones se apegan a nuestra agenda, ahorrarás tiempo. Si necesitas la información de un colega para poder responder a una pregunta de un cliente, no será necesario que le digas a la persona que llama: “voy a buscar a Fulano y ya me comunicaré contigo en algún momento”. Podrás decirle al cliente exactamente a qué hora lo va a llamar, porque tendrá la información que necesita después de la reunión diaria (o semanal). Tampoco tendrás que estar repitiendo lo mismo tres o cuatro veces, como ocurre con los encuentros casuales en los pasillos. Todos estarán juntos en la misma reunión diaria, y las cosas se comunicarán con rapidez y precisión.
2. Toparse todo el día unos con otros no sustituye las intensas discusiones del equipo en una reunión. Muchos de esos encuentros casuales en los pasillos producen interrupciones innecesarias y no permiten aprovechar las tres ventajas más poderosas que tiene un líder para lograr el buen desempeño de su equipo:
1. La presión que ejercen los colegas.
2. La inteligencia colectiva.
3. La comunicación clara.

Si mantienes estas juntas con tu empresa, no necesitarás ni una junta más. Liberando así una cantidad impresionante de tiempo para enfocarse en ejecutar. Y ejecutar efectivamente.

Inténtalo por 1 trimestre y te aseguramos que verás cambios importantes, ¿qué podría ser peor que la “juntitis” que ahora tienes?

Una vez que lo hayas resuelto, descarga este libro electrónico donde hablamos de 11 metas más que debes cumplir si quieres escalar tu negocio.