Si bien el COVID-19 no puede infectar a las empresas, es posible que tu negocio aún experimente síntomas negativos que se han mantenido y replicado de manera incontrolable.
La respuesta a la pandemia mundial creó una atmósfera extremadamente desafiante para las empresas, muchas de las cuales experimentaron una pérdida sustancial de ingresos por permanecer cerradas durante semanas y, en algunos casos, meses. Incluso si tu empresa tuvo la suerte de mantener una ganancia, probablemente experimentó problemas de flujo de efectivo.
Es hora de abordar la pregunta número uno en la mente de cada líder empresarial: ¿Cómo obtener el efectivo que tu empresa necesita para sobrevivir (y prosperar) e implementar sistemas que le permitan prosperar incluso en circunstancias severas?
¿Sigue el juego o se acaba el juego?
Verne Harnish lo dice mejor: “Puedes sobrevivir con un equipo decente, una estrategia decente y una ejecución decente, pero ni un día sin efectivo. Si te quedas sin efectivo, se acabó el juego".
Incluso con la pandemia mundial detrás de nosotros, el efectivo es la clave para la supervivencia empresarial. Los líderes de negocios necesitan consejos prácticos sobre la gestión y mejora del flujo de caja; consejos que realmente les ayuden a alcanzar una posición financiera próspera.
Aquí te mostramos cómo enfrentar y superar tu crisis de flujo de efectivo.
¿Cuál es el indicador más importante del éxito empresarial?
Nunca antes tus números habían sido más críticos de lo que lo son hoy. Los números cuentan la historia de tu negocio. Como emprendedores, nos gusta hablar de ingresos, ¿no? ¡Oh, cómo nos encanta hablar de ingresos! Es un indicador llamativo de lo bien que le está yendo a la empresa. Pero no es la medida más creíble para determinar el éxito de ella.
A muy pocos dueños de negocios les gusta hablar de ganancias o -de su pariente lejano- el flujo de caja. Son menos obvios que los ingresos y, a menudo, están ocultos en un balance general donde son más difíciles de entender.
El por qué debes hacer que los números de tu empresa sean simples y fáciles de entender
He dedicado toda mi vida a simplificar los números. Me quité los zapatos de contabilidad y me puse los zapatos de un emprendedor. Hice esto porque quiero enseñarte a amar tus números.
Pero ¿por qué necesitas amar tus números? Como emprendedores, cuando entendemos nuestros números, podemos mejorarlos. Sólo cuando comprendemos y medimos el progreso podremos realizar mejoras.
Más importante aún, debemos poder enseñar a nuestro equipo de administración a comprender y amar nuestros números, porque son la clave para mejorarlos y así hacer que el negocio sobreviva.
Mi objetivo es facilitarte los números. Aquí es donde comenzamos con esta frase: “Los ingresos son vanidad. El beneficio es la cordura. El efectivo es el rey".
Pensemos en el flujo de caja como un juego. Todos somos emprendedores competitivos que queremos ganar ese juego, ¿verdad? Entonces, ¿cómo ganas?
Obteniendo la puntuación más alta
¿De qué está hecha esa partitura? ¿Cómo se crea la puntuación más alta? La puntuación es el efectivo. El efectivo es el rey y la reina, de hecho.
El aumento del flujo de caja aumenta tu puntuación en este entorno competitivo. Así es como se gana. Ahora examinemos a los jugadores.
En la mayoría de las empresas, incluso los principales jugadores no conocen el puntaje, no entienden el juego y no están familiarizados con las reglas que lo rigen, por lo que no saben cómo ganar. Esto tiene que cambiar y estoy a punto de compartir las herramientas para ayudarte a cambiarlo.
¿Qué es el flujo de caja?
Comencemos con lo básico: ¿Qué es exactamente el flujo de efectivo? La profesión contable, sí, mi profesión, es culpable de hacer del flujo de efectivo uno de los conceptos más complejos que existen. Entonces, me encargué de crear una manera más fácil de explicarlo.
En su forma más básica, el flujo de efectivo es simplemente el movimiento de dinero en todas tus cuentas bancarias en un período de tiempo determinado, es decir, todo lo que se transfiere dentro y fuera de tus cuentas. Eso incluye los pagos que recibe tu empresa por bienes y servicios, así como los pagos que realizas a proveedores y acreedores.
Aquí tienes un ejemplo: si comienzas el año con $10,000 en tu cuenta bancaria y finalizas el año con $1,000, tu flujo de efectivo es de -$9,000. El flujo de efectivo es una medida de desempeño del CEO de la empresa y, en este ejemplo, es un desempeño pésimo pues obtuvimos un 90% menos.
El flujo de caja incluye:
- Saldo de caja en cuentas bancarias
- Deuda a largo plazo y cualquier cambio a eso
- Deuda a corto plazo y cualquier cambio a eso
Mensualmente, un buen ejercicio es reunir a tu equipo y hacer un cálculo rápido de tu flujo de efectivo neto observando los cambios en los saldos de las cuentas bancarias más, o menos, los préstamos o deudas y los cambios en las cantidades a deber. Los miembros de tu equipo no financiero necesitan conocer el puntaje del juego y conocer cómo mejorarlo.
¿Qué es un balance general?
La mayoría de los dueños de negocios con los que me encuentro pueden leer un estado de pérdidas y ganancias (P&L). Todas las empresas que visito interpretan las pérdidas y ganancias de forma coherente. Desafortunadamente, es una dura verdad empresarial que puedes ser rentable sin tener un flujo de caja positivo. Las ganancias y el flujo de caja no son lo mismo.
Una pregunta que la gente parece tener problemas para responder es: ¿Por qué existe una brecha entre nuestras ganancias y el flujo de efectivo? Nunca entenderás la historia de tu negocio si solo comprendes tus ganancias. Tu balance es igualmente importante.
Un balance general es una fotografía instantánea de los activos y pasivos de tu empresa en un momento dado.
El balance general pero simplificado
Así es como explico un balance general en una oración: Tu financiamiento debe igualar sus operaciones. Parece muy simple, ¿verdad? Pero esta oración alude a mucha información sobre tu negocio y tu desempeño, así que analicemos:
La cantidad de fondos que tienes, compuesta por el capital que posees y las deudas que debes, debe ser igual a la cantidad de dinero involucrada en el aspecto operativo de tu empresa. Por eso se llama balance general; los dos lados de la ecuación deben equilibrarse por igual.
Cuando agregas o restas dinero en el lado del financiamiento de la ecuación, aparece en el lado operativo de la ecuación. De manera similar, si restas (o agregas) dinero en el lado operativo de la ecuación, aparecerá en el lado de financiamiento de la ecuación.
Los dos lados del balance funcionan en conjunto y están vinculados de manera indeleble.
Repito: tu financiamiento debe igualar sus operaciones.
El financiamiento consta de dos componentes:
- La equidad que tienes
- Las deudas que debes
Las operaciones también constan de dos componentes:
- Capital de trabajo, que se compone de cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventario.
- “Otro”, que incluye todos los términos complejos que nos hacen temer al balance general, como el terreno y los edificios que posees.
De los dos componentes operativos del balance, el primero, el capital de trabajo, está en constante cambio y puede mejorarse mediante una gestión sólida por parte de tu equipo. El segundo, lo que yo llamo "Otro", no cambia tanto y no es un factor en nuestra discusión actual sobre la mejora del flujo de caja.
Como propietario de una empresa, es fundamental recordar que tu equipo de administración controla los tres procesos que componen el capital de trabajo: cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventario.
Estos tres factores se pueden cambiar y mejorar y, por lo tanto, se puede mejorar el capital de trabajo. Centrémonos en estos tres procesos que controla su equipo de administración.
Los 3 componentes del capital de trabajo que controla tu equipo administrativo
Tu equipo de administración tiene el control del capital de trabajo de tu empresa, qué es el resultado de:
- Cuentas por cobrar (qué tan rápido nos pagan)
- Inventario (cuánto producto o trabajo en proceso tenemos)
- Cuentas por pagar (la lentitud con que pagamos las facturas de los proveedores)
La forma en que tu equipo los controla influye en la eficiencia de ese capital de trabajo. Y cuanto mejor sea la eficiencia de tu capital de trabajo, mejor será su flujo de caja y mayor será su puntuación en el juego.
Cómo mejorar la eficiencia del capital de trabajo
Hay cuatro formas de mejorar la eficiencia de tu capital de trabajo.
- Enviar facturas más rápido
- Cobrar pagos más rápido
- Mejorar la gestión de inventarios
- Negociar condiciones de pago más largas con los proveedores.
Cuando le explicas estos métodos a tu equipo de gestión, ellos comienzan a entender su función en la gestión del flujo de caja de la empresa.
Al enfocarse en los números de manera consistente y compartir cómo los comportamientos del equipo afectan estos números, estarás educando a tu equipo sobre cómo impactar significativamente el flujo de efectivo y, por lo tanto, ganar el juego.
Configura tu sala de guerra
Hemos establecido que todos queremos ganar el juego. Y el juego se trata de ganar más dinero.
Recomiendo que todos mis clientes creen una sala de guerra. Los visitantes de esta sala de guerra deben incluir a su equipo directivo superior: representantes de operaciones, ventas, marketing y finanzas.
En esta sala de guerra, muestre tus métricas financieras para que todos las vean, discutan y monitoreen. La transparencia es la clave. Todos los miembros de tu equipo de administración deben saber cómo sus decisiones pueden alterar la rentabilidad y el capital de trabajo de la empresa. Tu equipo debe ser responsable de sus acciones para mejorar su capital de trabajo y, por lo tanto, su flujo de efectivo.
Las 7 palancas para controlar las ganancias, el flujo de caja y el valor comercial
Hay 7 palancas que tu equipo controla, con las que ejercen poder sobre las ganancias, el flujo de caja y el valor comercial. Las primeras cuatro controlan su nivel de ganancias, las tres siguientes controlan la eficiencia del capital de trabajo.
- Precio
- Volumen
- Costo de bienes
- Gastos generales
- Días de cuentas por cobrar
- Inventario / Trabajo en proceso
- Días de cuentas a pagar
En cada reunión mensual, discute cada una de las 7 palancas y los números asociados con ellas con gran detalle y solicita a su equipo ideas prácticas sobre lo que se puede hacer para mejorarlas.
En mis reuniones de gestión mensuales, profundizamos en cada componente de las ganancias. Discutimos nuestros precios. ¿Podemos aumentarlos? ¿Cuánto cuesta? Luego miramos el volumen: ¿Dónde podemos hacer cambios beneficiosos? Desafiamos nuestros márgenes. Revisamos línea por línea para ver dónde podemos afectar una mejor gestión para mejorar nuestras ganancias.
Después de eso, discutimos nuestra estrategia para mejorar el capital de trabajo. Sabemos que nuestros clientes nos pagan, pero ¿qué podemos hacer para mejorar la forma en que cobramos y cuánto tardan en pagarnos? ¿Podemos facturar con más frecuencia? ¿Podemos pedir a los clientes que nos paguen más rápidamente? Cuando consideramos el inventario, notamos si estamos reteniendo demasiado y qué cambios podemos implementar para retener menos sin consecuencias negativas para nuestro modelo de negocio. Luego, consideramos si podemos acudir a nuestros proveedores y renegociar las condiciones de pago, por ejemplo, aumentar nuestros días para pagar de 30 a 45, 60 o incluso 90 días.
Tu equipo de administración debe comprender todas las formas en que sus acciones y decisiones diarias afectan el flujo de caja general de su empresa.
Enseña a tu equipo directivo a jugar el juego estratégicamente
Tu equipo directivo toma decisiones en nombre de la empresa todos los días. Cuando les enseñas a jugar mejor, generarán ganancias para ti. A medida que desarrollen una comprensión de las 7 palancas que controlan para impulsar las ganancias y el capital de trabajo, cada vez que tomen una decisión, considerarán cómo afecta el flujo de caja.
Tu equipo directivo es responsable de las ganancias y el capital de trabajo.
Para ello, repite constantemente lo siguiente:
- Precios elevados, buenos para el flujo de caja.
- Márgenes reducidos, malo para el flujo de caja.
- Cobro más lento, malo para el flujo de caja.
- Pagar más lento, bueno para el flujo de caja.
- Gastos generales en aumento, perjudiciales para el flujo de caja.
Enseña a las personas a hacer mejor su trabajo dándoles los parámetros para ganar el juego del flujo de caja. Los miembros de tu equipo son competitivos y quieren ayudar a que la empresa funcione bien. Cuando les recuerdas que el flujo de caja de la empresa es el resultado del crecimiento y la buena gestión, comenzarán a generar ganancias.
¿Qué es el Poder del Uno?
Los cambios pequeños e incrementables en cada una de las 7 palancas pueden tener un efecto profundo en tu negocio a lo largo del tiempo. A esto lo llamo The Power of One, una referencia al poder de incluso un cambio del uno por ciento en cualquiera de las 7 palancas en su posición de flujo de efectivo.
Toda empresa tiene brechas que se pueden minimizar. En cada reunión, pregunta a tu equipo: ¿Qué brecha debemos arreglar en la empresa?
Aquí hay algunas brechas potenciales que pueden necesitar solución:
- Brecha de 2.5% en márgenes y ganancias
- Brecha de 16 días en cuentas por cobrar
- Brecha de 28 días en el inventario
Un simple cambio del uno por ciento en cualquiera de estas métricas te proporcionará más efectivo. Cada mes, solicita a tu equipo que presente ideas prácticas sobre cómo mejorar cada una de las 7 palancas en un uno por ciento, o más.
Pídeles que escriban sus sugerencias en notas adhesivas y muéstrelas para que todos las vean. Luego, toma en cuenta cuáles dos o tres de estas ideas puedes implementar ese mes para mejorar la eficiencia de tu capital y la posición de efectivo.
Aprovecha el Poder de Uno en tu negocio
El Poder del Uno es el portal a través del cual puede solucionar tu problema de flujo de caja. Proporciona una forma interactiva de mostrarle a tu equipo de administración en tiempo real cómo el aumento de los precios en sólo un uno por ciento o la reducción de los gastos generales en un cinco por ciento, mejorará el flujo de efectivo y las ganancias operativas.
Úsalo para inspirar a tu equipo a pensar en nuevas formas de implementar cambios pequeños e incrementales que se suman a un gran impacto en los resultados finales.
Cuando se lideran de manera constante discusiones honestas, transparentes y estratégicas con tu equipo, el Poder de Uno se convierte en el ADN de la empresa. Tu equipo comienza a comprender cómo cada decisión y acción que toman afecta a su empresa y su posición de flujo de caja.
Cada mes, implementa uno o dos cambios valiosos del Poder de Uno. Por ejemplo, tal vez este mes elijas aumentar los precios en un dos por ciento y hacer una mejora de 7 días en las cobranzas.
Con el tiempo, estos cambios incrementables tendrán un efecto significativo en la construcción del flujo de caja y la transformación de la empresa. Así es como cambias la puntuación. Decide qué cambios realizar, muestra al equipo cómo sus acciones y decisiones se traducen en un flujo de caja mejorado y la puntuación comenzará a mejorar.
El flujo de caja es el resultado del crecimiento y una gestión sólida.
Nunca ha sido más fundamental para tu equipo directivo conocer la puntuación. ¡La puntuación es el efectivo!
Cuando ayudas a tu equipo a comprender y amar sus números presentándolos en términos simples que son fáciles de comprender, tus jugadores tomarán la pelota y anotarán repetidamente con mejoras continuas en el flujo de efectivo, ¡y así es como se gana el juego!
