Home office y junta diaria: cómo aprovecharlos para no perder productividad

Una amenaza mundial que en sólo 2 meses ha modificado la forma en que operan las empresas y los mercados. El coronavirus o Covid-19 es una preocupación real que nos sitúa en la incertidumbre y que ha provocado un cambio en la operación de las empresas por las medidas que se han visto obligadas a implementar para asegurar la seguridad de sus colaboradores. 

Una de esas soluciones es el trabajo a distancia, o home office, donde los colaboradores de la empresa puedan quedarse en casa -o a distancia- y continúen con su trabajo regular.

Aunque es una forma de trabajo que numerosas empresas utilizaban, hay otras que no saben cómo aprovecharlo o cómo hacer el cambio sin afectar la productividad. ¿Qué necesita tu empresa y tu equipo para seguir operando con normalidad al trabajar de forma remota? Sobrecomunicarse. 

Una forma de lograrlo es a través de juntas cortas diarias con todo tu equipo (vía online), donde se siga una estructura, un eje en el que cada área reporte sus avances, sus obstáculos y se asegure una buena comunicación donde todos estén al tanto de lo que sucede dentro y fuera de la empresa.

Aquí un ejemplo de una junta diaria de parte del equipo de Growth Institute:

¿Por qué es crucial implementar las juntas diarias? 

1. Te ahorran tiempo: cuando se establece un ritmo de comunicación, la información se mueve a través de la organización con precisión y rapidez. Esto ayuda a que toda la empresa trabaje de manera productiva y aborde los problemas de manera más oportuna.

2. Reducen la molestia: a menudo lleva más tiempo organizar reuniones que hacerlas. Agendar reuniones regulares con un marcador en el calendario de todos, reduce las molestias.

3. Te facilitan el logro de tus objetivos: las reuniones regulares permiten que se desarrollen discusiones importantes en torno a nuevas oportunidades, inquietudes estratégicas y cuellos de botella, a medida que surgen, para garantizar que tu organización se mantenga en el camino para alcanzar sus objetivos.

El poder de la Junta Diaria
La junta diaria son una necesidad absoluta al escalar la empresa. Líderes altamente exitosos incluyendo John D. Rockefeller y Steve Jobs la implementaron para escalar continuamente su negocio y llevarlo de éxito a éxito. Y es un hábito importante en la lista de los "10 hábitos de Rockefeller" de Verne Harnish.

La junta diaria realiza un seguimiento del progreso y resalta los obstáculos que están deteniendo tu ejecución. Esto te ayudará a evitar accidentes menores y a aprovechar rápidamente oportunidades imprevistas. La junta diaria puede ahorrarle a todos, aproximadamente, una hora de actualizaciones innecesarias, de correos electrónicos e interrupciones.  

¿Cómo puedes ejecutar magistralmente la junta diaria?

Parte 1: Tiempo

Elije el momento que mejor se adapte al ritmo de tu negocio. Asegúrate de que siempre comiences la reunión a tiempo, ya sea que todos estén presentes o no.

Parte 2: Configuración
Reúnete donde quieras, pero levántate o siéntate en taburetes. Ayudará a que la reunión sea breve. Reunirse en la oficina del líder lo hace más conveniente para él o ella.

Parte 3: Quién asiste
La regla general es tener más personas en menos reuniones, en lugar de menos personas en más reuniones. Eso es cierto incluso si solo de 10 a 15 participantes hacen la mayor parte del intercambio.

Parte 4: Frecuencia
En general, los empleados de primera línea estarán en una reunión diaria y, cualquier miembro de la gerencia estará en dos: uno con sus informes directos y otro con sus compañeros y su líder.

Parte 5: Quién dirige la reunión
Elije a alguien que sea estructurado y mantenga las reuniones a tiempo. La persona que dirige la reunión también tiene el importante trabajo de decir: "Apáguenlo, por favor", cuando la gente se ponga en una tangente que no requiera la atención de todos.

Parte 6: La Agenda
La agenda cubre tres temas y no debes gastar más de cinco minutos por cada uno:

1. ¿Qué sucede?
2. ¿Cuáles son las métricas diarias?
3. ¿En qué estas atascado?

En los primeros cinco minutos, cada asistente debe dedicar unos segundos (hasta 30) a compartir muy específicamente lo que sucederá en las próximas 24 horas. Estos SOLO deben relacionarse con actividades clave, reuniones, decisiones, etc.

Los siguientes cinco minutos se deben dedicar a verbalizar las métricas diarias que tu empresa supervisa. Busca patrones y tendencias que puedan darte un salto sobre la competencia y en tus propios desafíos.

Los últimos cinco minutos son el tema más importante de la agenda. Aquí, los miembros de tu equipo plantean obstáculos e inquietudes que podrían evitar que tengan un gran éxito las próximas 24 horas. Los hechos brutales deben compartirse, y el líder debe ver los patrones de los "puntos de estancamiento" para comprender qué problemas subyacentes deben abordarse.

Consejos y cosas que debes evitar en las reuniones diarias
1. Si algunas personas se conectan regularmente, pon a todos en una llamada de conferencia. No hay nada peor que tener pocas personas alrededor de un altavoz todos los días.

2. Puedes utilizar la junta diaria para seguir proyectos entre empresas, proveedores y clientes a tiempo y dentro del presupuesto.

3. Los miembros del equipo deben compartir algo en lo que estén atascados, incluso si no creen que haya alguien en el equipo que pueda ayudarlos a resolverlo. Al verbalizar el problema es probable que provoque acciones inesperadas de apoyo.

4. Cada vez que alguien pase dos días sin informar un obstáculo, puedes apostar a que hay un problema mayor que acecha. Entonces, desafía al miembro del equipo que informa que !todo está bien!.

5. Establece el inicio de la junta diaria en una hora extraña, como 8:08 o 16:16. Es más probable que las personas lleguen a tiempo que si programas la reunión en un cuarto de hora o media hora.

6. Igualmente es importante terminar a tiempo. Usa un temporizador durante las primeras semanas y finaliza la reunión a tiempo, incluso si la agenda no está completa. Los miembros del equipo aprenderán a llegar al punto y pasar al siguiente elemento.

7. Planifica 1 minuto por persona, lo que significa que un equipo de ocho personas debe esperar una reunión diaria de ocho minutos.

Cosas a evitar:
1. No abordes muchas cosas en la junta diaria, o se extenderá más allá del límite de 15 minutos y la gente comenzará a resentir la reunión.

2. No tengas una reunión diaria para cada proyecto interno si muchos de los equipos de proyecto comparten muchos de los mismos miembros. Esto podría significar que cada miembro del equipo podría terminar en tres o cinco grupos diarios; lo que no es viable. La solución es organizar un grupo diario que involucre a todos los miembros del equipo asociados con los proyectos. Solo los líderes del proyecto proporcionan actualizaciones, y luego los miembros del equipo pasan el resto de los 15 minutos de auto organización en grupos para discutir temas de interés.

3. Evita verificar si alguien hizo algo el día anterior. Los miembros del equipo comenzarán a sentir que están siendo micro gestionados. En general, mirar hacia adelante es una mejor gestión. Evita usar la videoconferencia, pues agrega un nivel más de complejidad tecnológica. Las excepciones son operaciones basadas en arreglos que se comunican todos los días.

Con la junta diaria puesta en marcha y en sincronía con las reuniones semanales, mensuales y anuales, habrás creado un ritmo de reunión que, en esencia, es el latido de tu organización. Los que pulsan más rápido, crecen más rápido.